PGE cadastrou mais de 60 mil documentos em 2016

Execuções fiscais representam 24% dos documentos cadastrados.

Everaldo Galdino – PGE

A Procuradoria Geral do Estado, por meio da Gerência de Protocolo e Arquivo, cadastrou 64.675 documentos em 2016. É o que aponta o relatório do Sistema de Protocolo Único do Governo de Mato Grosso.  

Foto: Maria Anffe - Gcom-MT

O levantamento foi divulgado esta semana, pela Superintendência de Arquivo Público da Secretaria  de Estado de Gestão,  responsável por gerenciar o Sistema de Protocolo no âmbito da Administração pública estadual, desde 2008.

Em relação ao levantamento de 2015, quando o número de protocolizações  registrou 60.555, houve aumento de 4.120 cadastros, ou seja  em torno  de 9%.

Entre os assuntos mais cadastrados pelo setor da PGE no ano passado, 13 deles foram apontados, representando 80% das protocolizações da instituição. 

As  execuções  fiscais atingiram 15.544  protocolizações, o que corresponde a 24,03% dos cadastros.

Fazem parte também dos cadastros, as intimações, com 6.524 protocolizações; publicação,  6.483; encaminhamento de documentos, 5.067 ; requerimentos, 3757; processo de conhecimento, 3.723; mandados de segurança, 2.253; cobranças 1.962; pagamento, 1216; processos administrativo tributários, 1479; agravos, 1.180;  mandados de citação,  1.782; obrigação de fazer, 1.138. Outros assuntos somaram 12.561 protocolizações.

Uma das melhorias no atendimento da Gerência foi a implantação do serviço de malote pelo Correios às Comarcas do Poder Judiciário, que ficam no interior do Estado.  “Primeiramente os processos e documentos  são recebidos no Protocolo, responsável  por realizar   triagem da documentação física , e depois são destinadas  às  unidades da PGE.  Os processos judiciais, por exemplo,  são encaminhados para a Central  de Cadastro,  que em seguida  distribui para as unidades especializadas”,  disse a gerente do setor, Jucineide de Jesus.

 A Gerência de  Protocolo e Arquivo é o setor responsável por coordenar o cadastro de documentos recebidos no Sistema de Protocolo, distribuir as correspondências  para as unidades administrativas e especializadas da PGE, além de organizar e manter o arquivo documental no ambiente da instituição.

Atualmente o cadastramento na instituição é descentralizado.  ”A PGE é uma instituição com setor de Protocolo descentralizado, isto é, que há várias unidades que também protocolam documentos/processos”, explicou a coordenadora de Gestão de Documentos da Superintendência da Seges, Lucineide Ferreira, que  disse que a eficácia dos dados depende do correto cadastramento do assunto pelas unidades.

De acordo com a coordenadora,  o sistema pode ser uma excelente ferramenta de gestão quando efetiva e corretamente utilizado do início do documento/processo até a destinação final,  ou seja, o arquivamento nas diversas fases.

No balanço, foram informadas a quantidade das unidades da PGE que normalmente protocolam  os documentos e processos e o total de cadastros. 

Sistemas

A PGE também  tem apoio do gerenciamento de outros sistemas   que contribuem no trabalho dos procuradores e os servidores,  que atuam nas unidades administrativas e especializadas,  como   o Sistema de Acompanhamento da Dívida Ativa (SADA),  Sistema de Automação da Justiça (SAJ), Processo de Judicial Digital (Projudi), Portal Eletrônico do Advogado (PEA), e o Sistema Corporativo do Estado de Mato Grosso (Emissão Dar Sefaz, FIPLAN, e E-Process).

Após adoção do planejamento estratégico iniciado em 2016, a  instituição vem aperfeiçoando medidas para mapear, melhorar os processos organizacionais estratégicos. Um dos objetivos é inovar os sistemas de infraestrutura  e tecnologia da informação.

Central de Cadastro

A instituição ainda conta com  a Central de Cadastro. O setor é destinado a receber todas as intimações, citações e demais documentações judiciais que possui o Estado de Mato Grosso como parte (ativa ou passiva) ou também interessado.  A unidade tem a responsabilidade de incluir ou alimentar o Sistema PGE-NET, cadastrando ou inserindo nova movimentação e digitalizando todas as intimações,  citações e documentações judiciais necessários.